エクセルの住所録で年賀状の宛名を印刷する方法｜Wordはがき宛名面印刷の手順・「先生」やはみ出しの直し方（住所録ファイル無料）

2026年10月25日

エクセルの住所録から年賀状の宛名を印刷するには、Word の「はがき宛名面印刷」を使います。エクセルに氏名・郵便番号・住所を入れておき、Word のウィザードでそのファイルを選ぶだけで、縦書きの宛名面が人数分できあがります。

この記事では、住所録の作り方から、Word のウィザードの手順、宛名の確認と印刷、実際に試してわかった「先生が様になる」「住所がはみ出す」ときの直し方まで、Excel と Word の実際の画面で説明します。

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氏名・敬称・郵便番号・住所_1・住所_2 の見出しを付けた住所録（架空の4人分）です。自分の住所録に書き換えて使えます。

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準備：エクセルで住所録を作る

1行目に見出し、2行目から1人1行で入力します。この記事では見出しを「氏名」「敬称」「郵便番号」「住所_1」「住所_2」にしました。住所は、番地までを住所_1、マンション名などを住所_2 に分けておくと、宛名面で2行に分けて印刷されます。

郵便番号は「100-0001」のようにハイフン付きで入れました。先頭の 0 が消えるときは郵便番号の入力のしかたを見てください。
住所の番地は半角の「9-9-91」で入れました。宛名面では自動で漢数字（九-九-九一）になります。
入力が終わったら、ファイルを保存しておきます。

Wordのはがき宛名面印刷ウィザードの手順

1. 「宛名面の作成」を開く

Word で白紙の文書を開き、［差し込み文書］タブ →［作成］→［はがき印刷］→［宛名面の作成］をクリックします。

2. はがきの種類と縦書きを選ぶ

「はがき宛名面印刷ウィザード」が開くので［次へ］を押します。はがきの種類は［年賀/暑中見舞い］を選んで［次へ］、様式は［縦書き］を選んで［次へ］を押します。

3. フォントと漢数字を決める

フォントを選びます。「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」にチェックが入っていると、番地の数字が漢数字になります（この記事ではチェックを入れたままにしました）。［次へ］を押します。

4. 差出人を入れる

「差出人を印刷する」にチェックを入れ、自分の氏名・郵便番号・住所を入れます。氏名の欄には、Office に登録した名前が最初から入っていることがあるので、確かめて書き直します（画面の「見本次郎」は架空の名前です）。差出人を印刷しないときはチェックを外します。

5. エクセルの住所録を選ぶ

［既存の住所録ファイル］を選び、［参照］から作ったエクセルのファイルを選びます。宛名の敬称は「様」にしておきます。

［次へ］→［完了］を押すと、シートを選ぶ画面が出ます。住所録のシート（住所録$）を選び、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確かめて［OK］を押します。

宛名面を確認する

1人目（山田太郎様）の宛名面ができました。郵便番号は枠に1文字ずつ入り、住所の番地は漢数字になっています。

［はがき宛名面印刷］タブの［次のレコード］（▶）を押すと、2人目、3人目…と切り替わります。住所_2 が空の人は、住所が1行だけになりました。

名前や住所が違う欄に入っているときは、［はがき宛名面印刷］タブの［フィールドの一致］（フィールドの対応）で、Word の項目とエクセルの見出しの組み合わせを直します。この住所録では、「姓」→ 氏名、「敬称」→ 敬称、「郵便番号」→ 郵便番号、「住所1」→ 住所_1、「住所2」→ 住所_2 が対応していました。

「先生」が「様」になる・住所がはみ出すとき

4人目の高橋健さんは、住所録で敬称を「先生」にしています。ところが試したところ、ウィザードの「住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う」にチェックを入れていても、宛名は「様」になりました（①）。また、住所が長いため、最後の「九四」が次の行にはみ出しました（②）。

こういうときは、［新規文書へ差し込み］で全員分を1つの文書にしてから、その人のページだけ直接直します。

［はがき宛名面印刷］タブの［新規文書へ差し込み］を押し、［すべて］を選んで［OK］を押します。
全員分の宛名面が並んだ新しい文書（この例では4ページ）ができます。ここでは「様」も普通の文字なので、選んで書き換えられます。
高橋さんのページで「様」を「先生」に打ち直します。
はみ出した住所を選び、文字サイズを小さくします。この例では 16pt を 14pt にしてもはみ出し、13pt で1行に収まりました。

直した文書は、そのまま［ファイル］→［印刷］で印刷します。はがきをプリンターに入れる向きは機種によって違うので、最初に普通の紙で1枚試し刷りし、はがきと重ねて位置を確かめると失敗しません。

よくある間違い

症状	考えられる原因	対処
住所録で「先生」にしたのに「様」になる	ウィザードの宛名は「様」で作られる（試したところ、住所録に従うのチェックでも変わらなかった）	［新規文書へ差し込み］をしてから、その人のページで書き換える。
住所の最後が次の行にはみ出す	住所_1 が長い	新規文書へ差し込みをしてから、その人の住所の文字サイズを下げる。
差出人に知らない名前（自分のアカウント名）が入っている	Office に登録した名前が最初から入る	ウィザードの差出人の画面で書き直す。
名前や住所が出ない・違う欄に入る	エクセルの見出しと Word の項目が合っていない	［フィールドの一致］で組み合わせを直す。1行目に見出しを付けておく。